UNIG OS 使用指南

① 先知道 3 件事

最上面一排分页：总览 单位 租客 财务 📥 收款 维修 …… 手机上分页太多时，左右滑就看到后面的。

② 每天早上（5 分钟）

1. 打开 总览，往下滑到 🗂️ 工作板。
2. 每张卡按 去处理 → 去解决；还在跟进就按 处理中 写一句进度；不用处理就按 忽略 写原因。
3. 问题解决了（钱收了、房间租出去了），卡片会自己消失，不用手动关。

工作板常见的卡：

③ 收钱（最常用）

方法 A：租客在 Telegram 收款群报（推荐）

租客把转账单据发进「UNIG PAYMENT」群，再写一句：代码_房号 金额。系统读到就自动记好。

例：RENT_KTC0901R1 550　AC_KTC0901R1 45

方法 B：自己记一笔

1. 财务 → 💰 这个月要收，找到那间房，按 收了。
2. 填 金额、收到的日期、银行参考号（DuitNow / 转账参考号）。
3. 在「抵哪几张单」勾这笔钱要抵的单。一笔钱可以抵几张，也可以只抵一张的一部分。
4. 按 确认收到。

📥 收款 →「要确认的钱」

以下情况，钱会先放进 📥 收款 的「要确认」，不会直接算已收：

• 金额跟单子对不上（例：单子 RM550，租客转 RM551）
• 没有银行参考号
• 同一个月有几张单，要你选抵哪张
• 日期太久以前，或付款日落在已经锁住的月份

处理方法：看单据 → 勾要抵哪张单 → 补参考号 → 确认。如果不是收款（例如重复发了两次），就按「不是收款」写原因。

④ 订房

1. 先确认客人的订金已经进公司户口。
2. 租客 → + 订房。
3. 选房间，填月租、订房日、入住日、合约几个月、租客名字和电话。
4. 按 保存订房。订金、押金、印花税的单会自动开好。

⑤ 入住

打开租客档案，二选一：

• 📋 入住表（发给租客填）：把链接发给租客，租客签名、上传身份证，交表后系统自动变「在住」。
• ✅ 手动办入住：自己填入住日、钥匙 / 门卡 / 冷气遥控几个，按确认入住。

⑥ 退房

第 1 步：租客说要走 → 通知退房

租客档案 → 📅 通知退房 → 填「几时搬走」→ 确认通知退房。之后这间房会显示几时空出，可以提早带人看房。

第 2 步：搬走当天 → 退房结算

1. 把 📋 退房表 发给租客填。
2. 按 💰 退房结算：
   • 欠的账：勾了才会从押金扣，没勾就不扣。
   • 其他扣款：维修 / 清洁 / 锁匠 / 水电，写金额 + 说明。
3. 上面会算好「要退给租客」多少 → 按确认退房。
4. 要退的押金会进 财务 → 这个月要付。搬走 14 天内要退，没退工作板会出卡提醒。

同一页还有 续约 和 换房，照着画面填就行。

⑦ 维修

1. 维修 → 报修：写哪间、什么坏了、贴照片链接（先叫租客拍照）。
2. 派工：选师傅 + 预估费用。超过 RM280 要等 Grayson 批，系统会自动通知他。
3. 修好按 完工结案：填实际费用、谁付（公司 / 租客 / 业主），钱会自动进财务。

⑧ 付钱（每个月）

• 财务 → 📌 这个月要付：业主房租、电费、水费、Wifi、要退的押金（户口号码都在）→ 付了按 付了。
• 业主要扣维修费的，那一行会写「扣维修 → 实际转 RM X」，照实际金额转。

临时开销（不在「要付」清单里的）

• RM500 以内：自己记。付了要附单据（照片 / PDF 链接）和银行参考号。
• 超过 RM500：先送 Grayson 批，批了才付。

⑨ 按错了怎么办

• 改金额、改科目、作废：都要写原因，系统会留修改记录。
• 系统每月自动开的租金单不能改：收了就按「收了」；金额本身不对，找 Grayson。
• 已经锁住的月份（对完帐的月份）不能再补记或修改，要 Grayson 解锁。
• 已经搬走的租约要改帐 → 会先送 Grayson 批。

⑩ 常见问题